Z dniem 13 października 2022 r. rozszerzony został obowiązek informacyjny z art. 206 § 1. (dla spółek ograniczoną odpowiedzialnością) oraz art. 374 Kodeksu spółek handlowych (dla spółek akcyjnych), który stanowi, że pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
- firmę spółki, jej siedzibę i adres;
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru;
- numer identyfikacji podatkowej (NIP);
- wysokość kapitału zakładowego, (…).
w ten sposób, że obowiązek ten obejmuje również
- oznaczenie grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy.
Dane powinny być zamieszczane w pismach składanych przez spółkę, skierowanych do osób spoza spółki. Czy to wskazanych indywidualnie, czy do nieokreślonej osoby trzeciej (np. do wiadomości publicznej). Dane winny być podawane w umowach i kontraktach, dokumentach finansowych i fakturach VAT.
Zgodnie z komentarzem do Kodeksu Spółek Handlowych (Art. 206 KSH red. Jara 2023, wyd. 27/Z. Jara) z obowiązku wyłączona jest korespondencja wewnętrzna
„między poszczególnymi działami, zakładami lub oddziałami spółki, ale obejmuje np. korespondencję ze spółkami w ramach grupy (struktury holdingowej) jako odrębnych osób prawnych. Przepis art. 206 KSH nie obejmuje również innych spraw wewnątrzspółkowych, np. zaproszenia na posiedzenia organów, zgromadzenia wspólników, zawiadomienia spółki wobec wspólników.”
Kwestią sporną jest czy powołane informacje należy podawać w pismach skierowanych do pracowników spółki. Przepis takiego obowiązku nie narzuca, ale (np.) ze względu na obowiązkowe pouczenia pracowników o przysługujących im prawach (w tym prawie do odwołania do sądu pracy, o którym mowa w art. 30 § 5 Kodeksu pracy) ostrożność nakazywałaby ich podanie.
Ponieważ często zdarza się, że spółki zaniedbują ten obowiązek i w pismach czy korespondencji informacja ograniczona jest do podpisu nadawcy, tudzież automatycznej stopki informującej o urządzeniu, z którego nadano korespondencję tudzież o przeskanowaniu przez program antywirusowy, należy przypomnieć, że naruszenie obowiązków sankcjonowane jest karą grzywny do 5000 zł (art. 595 § 1 Kodeksu spółek handlowych), nakładaną na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku, czyli członków zarządu, ale również likwidatorów.
Ponadto, art. 63 ustawy o odpadach nakłada na podmiot podlegający wpisowy do rejestru podmiotów:
- wprowadzających produkty,
- wprowadzających produkty w opakowaniach,
- prowadzących jednostki handlu detalicznego lub hurtowego, w których są oferowane torby na zakupy z tworzywa sztucznego, objęte opłatą recyklingową, o której mowa w art. 40a ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (Dz.U. z 2020 r. poz. 1114 oraz z 2021 r. poz. 2151),
- gospodarujących odpadami
numeru rejestrowego (t.zw. numer BDO) na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością.
Od początku 2014 r. za nieumieszczanie numeru rejestrowego na dokumentach sporządzanych w związku z prowadzoną działalnością, wbrew obowiązkowi wymienionemu w art. 63 ustawy o odpadach, Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska wymierza w drodze decyzji administracyjną karę pieniężną, nie niższą niż 1000 zł i nie wyższą niż 1 000 000 zł. Przepis ten nie wyłącza możliwości poniesienia dodatkowej odpowiedzialności za niewykonanie tego obowiązku, gdyż stanowi to również wykroczenie określone przez art. 72 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym i art. 80 ustawy o bateriach i akumulatorach.
